Comment attribuer des tests sur force4disc.com ?
En tant que RH, chef d’équipe, formateur ou encore coach, Il est possible d’attribuer des tests Force4DISC à des personnes individuelles et/ou à des groupes de personnes, par exemple en préparation d’un atelier.
Professionnel
L’attribution des tests nécessite de comprendre et maitriser la plateforme et, surtout, de respecter la déontologie des métiers du RH. En effet, le professionnel (coach, chef d’équipe, formateur, RH, etc.) qui attribue un test à une personne aura accès aux résultats et analyses.
Avant d’accéder à la fonctionnalité d’attribution des tests, il convient d’indiquer agir en tant que professionnel, soit lors de l’inscription soit sur la page des informations personnelles.
Remarque : Il est également possible de transférer des crédits aux personnes, au lieu de leur attribuer les tests. Dans ce cas, les crédits leur appartiendront et elles pourront passer le test par elles-mêmes. Dans ce cas, seule la personne ayant effectué le test aura accès aux résultats, la personne ayant offert les crédits n’ayant plus aucun contrôle dessus. Le transfert de crédits est ouvert à tous et ne nécessite pas d’agir en tant que professionnel.
Attribuer des tests
Chaque test attribué consomme un crédit. Un crédit vaut donc pour un test, pour une personne, et toutes les options sont déjà incluses dans ce coût. Les crédits peuvent s’acheter dans la boutique à l’unité ou en pack, et il convient d’acheter autant de crédits que de personnes à qui faire passer le test Force4DISC.
La page d’attribution des tests est accessible depuis le tableau de bord de l’utilisateur connecté.
La page est divisée en plusieurs panneau dépliables :
- attribution d’un seul test ;
- attribution de plusieurs tests d’un seul coup, par exemple pour un groupe dont on dispose de la liste des participant dans un tableau Excel ;
- Liste des tests en attente ou non terminés.
Attribution d’un seul test
Le panneau « Attribution d’un seul test » contient le formulaire d’attribution, composé des champs :
- prénom de la personne ;
- nom de la personne ;
- l’adresse email de la personne, à laquelle l’éventuel message d’invitation sera envoyé, ainsi que les résultats une fois libérés ;
- la langue du test, pour le moment en français seulement ;
- le nombre de questions (80 ou 120) dont sera composé le test. Lorsque le test est à faire à la maison, il est conseillé de choisir 120 questions ;
- l’envoi d’un email d’invitation (oui/non) indiquant si un email doit être envoyé à la personne. Les emails envoyés contiennent un bouton sur lequel il suffit de cliquer pour commencer le test. Une copie de cet email est envoyée à l’utilisateur ;
- l’envoi d’un email avec les résultats (oui/non) indiquant si un email contenant un résumé de ses résultats doit être envoyé à la personne lorsqu’ils seront libérés ;
- le classeur auquel le test doit être associé. Ce point illustré en détails dans le manuel des classeurs. Une copie de cet email est envoyée à l’utilisateur ;
- la visibilité des résultats (oui/non) indiquant si la personne pourra voir ses résultats dès la fin du test ou si elle devra attendre qu’ils soient libérés. Dans tous les cas, la personne qui attribue les tests voit les résultats immédiatement ;
- le message facultatif qui sera inclus dans l’email d’invitation. Ce message d’environ un paragraphe peut notamment préciser une date butoir ou des consignes.
Note : Lors du passage du test, la personne qui s’est vu attribuer le test peut changer ses informations personnelles (prénom, non, etc.) mais ne peut pas changer la configuration (nombre de questions, classeur, visibilité, etc.) du test.
Si ce choix a été fait, un email est donc envoyé immédiatement à la personne. Il arrive habituellement après quelques instants, sous réserve que l’adresse renseignée soit correcte. En cas de lenteur ou de non-réception, la personne est invitée à vérifier que l’invitation n’a pas été mise dans le dossier des « spams » par son logiciel.
Note : certaines entreprises refusent les messages des personnes ne figurant pas encore dans le carnet d’adresse. Le cas échéant, l’utilisateur devra effectuer les démarches nécessaires auprès de l’administrateur de l’entreprise.
Dès que l’attribution est effectuée, le test apparait dans le panneau qui liste les « tests en attente ou non terminés », ce qui permet de les suivre.
Le bouton « Annuler » permet d’annuler le test, par exemple parce que les informations saisies étaient erronées, ou que la date limite est dépassée. Dans ce cas, un email est envoyé à la personne pour la prévenir que le test n’est plus accessible. Une copie de cet email est envoyée à l’utilisateur. En cas d’annulation, le crédit consommé pour le test est rendu à l’utilisateur.
Le bouton « relancer » permet de d’envoyer de nouveau l’invitation à la personne, ce qui est généralement nécessaire de faire pour les retardataires des groupes de formation. Une copie de cet email est envoyée à l’utilisateur.
Le test apparait également dans la liste des profils gérés par l’utilisateur (icon « Profils que je gère »), dans un panneau au nom du classeur renseigné. Si aucun classeur n’a été choisi lors de l’attribution, le test apparait dans le panneau « sans classeur ».
Le statut de la ligne (ie. du test) est mis à jour dès que la personne a terminé le test. Il est alors possible de consulter les résultats, de télécharger le rapport PDF, de libérer les résultats si nécessaire, etc.
Effectuer le test
La personne peut commencer le test en cliquant sur le bouton inclus dans l’email d’invitation. À ce stade, la personne est invitée à vérifier/corriger ses informations personnelles. Elle est également libre d’utiliser un pseudonyme si elle préfère rester anonyme, bien que cela ne soit pas conseillé.
Dans tous les cas, la page rappelle le contexte de protection des données personnelles (RGPD), relatif à l’exécution d’un contrat. Elle précise que les résultats seront partagés avec l’utilisateur lui ayant attribué le test, et l’invite à accepter les conditions d’utilisation.
Note : Quand l’utilisateur a choisi de ne pas envoyer d’email d’invitation, par exemple parce qu’il préfère que le test soit effectué dans ses locaux à l’occasion d’un rendez-vous, il suffit de renseigner le code unique (généré aléatoirement pour le test lors de l’attribution) dans le champ correspondant en haut de la page des tests (avec code).
La durée du test est également indiquée. Il s’agit d’une estimation approximative, évaluée comme durée moyenne. La personne est invitée à répondre le plus vite possible, au calme, pour maximiser la pertinence des résultats.
Le test est décomposé en plusieurs pages de 20 affirmations auxquelles l’utilisateur doit indiquer, le plus vite possible et sans chercher à analyser, son degré d’adhésion.
Pour chaque affirmation, l’utilisateur doit choisir entre :
- TOUT À FAIT MOI, lorsque l’affirmation lui correspond complément ;
- PLUTOT MOI, lorsque l’affirmation lui correspond ;
- UN PEU MOI, lorsque l’affirmation lui correspond, même si c’est seulement un peu ;
- PAS DU TOUT MOI, lorsque l’affirmation vraiment est à l’opposé des valeurs de la personne.
Note : le test Force4DISC ne fait aucun jugement de valeur. Les questions sont parfois difficiles et c’est volontaire. La personne doit répondre pour elle-même sans chercher à deviner ce qui est attendu d’elle ou ce qui fera plaisir à son groupe.
Dès la fin du test, la personne voit soit son rapport web (visibilité immédiate), soit un message l’informant que ses réponses ont bien été prises en compte (visibilité à la libération), en fonction de la configuration du test lors de l’attribution.
Dans tous les cas, l’utilisateur ayant attribué le test a accès aux résultats sans attente, ce qui lui permet de préparer sa restitution.
Des exemples de rapports web et de rapports PDF sont disponibles sur le site.
Des emails sont également envoyés, avec des contenus correspondant aux différentes configurations.
Attribution de plusieurs tests
Le panneau « Attribution de plusieurs tests » permet d’inviter plusieurs personnes d’un seul coup à effectuer le test, ce qui est pratique dans le cadre d’un séminaire ou d’une formation par exemple.
La procédure d’attribution est globalement la même que pour l’attribution d’un seul test, cf. ci-dessus, à la différence qu’il est possible d’indiquer plusieurs personnes d’un seul coup dans le champ de saisi.
Pour cela, il faut écrire le prénom, le nom et l’email de chaque personne, dans cet ordre, en les séparant par des virgules et en allant à la ligne pour chaque nouvelle personne.
Note : il est recommandé d’associer les tests à un classeur lorsqu’on en attribut plusieurs d’un seul coup, pour les organiser.
Il est également possible de renseigner les prénoms, noms et emails des personnes dans un fichier Excel, en repartant du fichier Excel d’exemple. C’est d’autant plus pratique lorsqu’on dispose déjà du listing des participants à un séminaire, par exemple, car il suffit de recopier les bonnes colonnes.
Lors de l’importation du fichier Excel, un script lit le fichier Excel et renseigne le champ de saisi au bon format. Si la première ligne du fichier Excel correspond aux titres des colonnes, il convient de cocher la case permettant de l’ignorer.
Dès l’attribution des tests, ceux-ci sont référencés dans la panneau dépliable « Tests en attente ou non terminés ».
Ainsi que sur la page des profils gérés par l’utilisateur.
Cette page est également mise à jour au fur et à mesure que les personnes effectuent les tests.
Avec les classeurs
Lorsque les tests ont été associés à un ou plusieurs classeurs, il est relativement simple de les retrouver et d’en suivre les statuts. Le listing des classeurs indique en un coup d’œil le nombre de tests terminés et en attente de chaque classeur.
La page des détails des classeurs propose plusieurs panneaux dépliables contenus les tests terminés.
Ainsi que les tests non terminés.
Le panneau « graphe d’équipe », quant à lui, offre une vision consolidée des profils associés au classeur sur les roues des tendances adaptées et naturelles.
Ces roues se complètent également au fur et à mesure que les personnes terminent leurs tests.
L’utilisateur peut également télécharger un rapport PDF reprenant les éléments clés partageables des profils associés au classeur. Des exemple de rapport de classeur sont disponibles sur le site.
Libérer les tests
Les coachs et formateurs préfèrent généralement que leurs clients/stagiaires ne voient pas immédiatement leurs résultats, pour éviter qu’ils se focalisent sur leurs propres profils. Ils préfèrent que les personnes assistent d’abord au coaching ou à la formation, et attendent la fin pour leur remettre leurs résultats.
La libération des profils consiste à la rendre visibles aux personnes. Une fois libéré, un test ne peut plus être remis dans un état secret.
Lorsque l’utilisateur libère un profil, un email est envoyé à la personne avec un résumé de ses résultats. Le message lui indique également qu’elle peut consulter son rapport complet en ligne. Une copie de cet email est envoyée à l’administrateur du test.
